Como organizar o seu negócio para continuar rodando

CEO da Be Academy, Bruno Pinheiro dá dicas de organização de times e tarefas para trabalhar home office, de maneira que sua empresa mantenha-se na trilha da produtividade

POR TARCISIO ALVES
JORNALISTA E COPYWRITER

A realidade presencial não vai existir mais, pelo menos nos próximos dias. Se você é dono de empresa ou empreendedor, precisa seguir estes passos para que seu negócio não fique estagnado nesta crise gerada pela pandemia de coronavírus:

1 – Encontrar uma direção;

2 – Defina as ações necessárias;

3 – Reúna o time e distribua as tarefas;

4 – Execute as ações;

5 – Crie novos rituais para o negócio, como uma reunião pela manhã para passar os direcionamentos às pessoas.

Um ponto importante: isso precisa ser feito toda semana.

Foi assim que o CEO da Be Academy, Bruno Pinheiro, iniciou a aula desta terça-feira, 24/3, dentro da Maratona Home Office do Resilientes Summit — o maior evento online e gratuito para ajudar você a fazer o Brasil crescer de dentro da sua casa.

“É um período atípico. Todo mundo está caído, levou uma rasteira e está com as duas pernas para cima, sem se mexer. Que vai conseguir sair dessa é quem se levantar e começar a andar mais rápido”, comparou ele. “Nós, aqui da Be Academy, já estamos correndo para ajudar vocês a se levantarem”, ressaltou.

Na opinião de Bruno Pinheiro, o importante agora é focar em soluções. “Foque no que pode ser bom, porque se você focar no problema, ele ficará ainda maior”, aconselhou. “Vocês vão ter que reinventar o negócio de vocês. É uma nova era, uma era digital”, disse ele, acrescentando que é preciso pensar em como minimizar prejuízos.

Como criar projetos e tarefas

Em seguida, Bruno Pinheiro fez uma demonstração de como criar tarefas e organizar o time para que o negócio continue rodando, com o auxílio de ferramentas como o aplicativo de gerenciamento de projetos Trello.

Antes, porém, ele mostrou em uma folha de papel como é possível realizar esse trabalho. “Pegue uma folha em branco e faça três colunas. Esse é o jeito mais rápido e simples de organizar sua empresa”, disse ele, escrevendo em cada coluna “a fazer”, “fazendo” e feito. “Depois de listar todas as tarefas, passe para um software como Trello”, ensinou.

Com base nisso, siga este passo a passo:

  • Reúna seu time e destine cada tarefa para cada membro;
  • Estabeleça uma data de conclusão;
  • Não se esqueça que todas essas tarefas precisam estar em um mesmo arquivo, para que cada um possa ser dono de uma tarefa e chegar ao objetivo final dentro do prazo;
  • Além do Trello, há outros softwares, como Meister Task e Asana. Você escolhe.

Outro software essencial para a sua empresa, lembrou Bruno, é o Google Drive ou o One Drive. Isso porque todos os arquivos precisam ser armazenados na nuvem. E o melhor é que, até um certo volume de armazenamento, dá para usar gratuitamente.

“Inclusive, com o Google Drive, você consegue fazer pesquisa com o seu público, o que é fundamental para você entender a dificuldade ou os problemas do seu cliente”, emendou ele. “A organização, neste momento, é fundamental para o seu negócio continuar caminhando”, frisou.

Outra dica é, para facilitar a localização, criar uma sigla de três letras para o seu projeto. Além disso, é preciso criar a taxonomia das páginas, ou seja, como organizar as pastas

Exemplo: 

  • Pasta “Be Academy” 
  • Subpastas “Financeiro” – “Produtos” – “Campanhas”

Dentro dessas pastas, você abre outras subpastas, de acordo com as respectivas áreas, onde vão ficar armazenados todos os arquivos referentes a cada tema. E assim por diante.

Não esqueça do lado psicológico da equipe

Algumas pessoas vão se sentir perdidas porque essas tarefas não estão no escopo delas. Isso é absolutamente normal, na visão de Bruno Pinheiro. “Todos nós estamos fragilizados, vulneráveis. Tente conversar com cada pessoa do seu time, principalmente se você perceber que está caindo a produtividade. Procure passar boas energias para o seu time. Nesse momento, é fundamental”, comentou ele.

Bruno Pinheiro aproveitou também para responder perguntas da audiência e esclareceu dúvidas. Veja algumas delas:

“Uma tarefa nunca pode demorar mais que cinco dias para ser feita. Se isso acontecer, ela deve ser quebrada em pequenas tarefas, para que você consiga acompanhar pequenos passos. E você precisa passar, com calma, o senso de urgência de cada tarefa, para que todos trabalhem na mesma velocidade.”

“Se, por acaso, alguém da equipe não estiver trabalhando na mesma velocidade que os demais, você precisa chamar essa pessoa, entender por que ela não está conseguindo entregar e ajudá-la a trabalhar na mesma velocidade que os outros. Esse é o papel do líder. Você precisa entender se é porque ela não quer fazer aquilo, se é porque ela está com dificuldade, se é porque ela não sabe fazer ou porque ela está desmotivada.”

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